रायपुर :- छत्तीसगढ़ शासन ने ई-ऑफिस प्रणाली को और प्रभावी बनाने के लिए बड़ा कदम उठाया है। अब प्रदेश के समस्त शासकीय विभागों और कार्यालयों में कार्यरत कर्मचारियों को स्थानांतरण, पदस्थापना या पदोन्नति की स्थिति में 10 कार्यदिवसों के भीतर ई-ऑफिस दस्तावेजों का हस्तांतरण अनिवार्य रूप से करना होगा। इस संबंध में सामान्य प्रशासन विभाग (GAD) ने सभी विभाग प्रमुखों, कमिश्नरों और कलेक्टरों को दिशा-निर्देश जारी किए हैं।
जारी आदेश के अनुसार, छत्तीसगढ़ शासन के अंतर्गत ई-ऑफिस प्रणाली का सभी विभागों में क्रियान्वयन किया जा रहा है। ऐसे में यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि जब कोई अधिकारी या कर्मचारी स्थानांतरित, पदस्थ या पदोन्नत होता है, तो उनके ई-ऑफिस में मौजूद सभी पत्र, फाइलें और दस्तावेज सही तरीके से अगले संबंधित अधिकारी को सौंपे जाएं।
क्या है प्रक्रिया?
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Created, Inbox और File Repository की Closed Files – इन सभी में उपलब्ध पत्र, रिसीट और फाइलें संबंधित नए अधिकारी/कर्मचारी को ट्रांसफर की जाएं।
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Received Letters – Intra eOffice के रूप में प्राप्त पत्रों को या तो डिलीट किया जाए या डायराइज करके संबंधित अधिकारी को भेजा जाए।
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दस्तावेज ट्रांसफर के बाद सूचना देना अनिवार्य – दस्तावेजों के ट्रांसफर के बाद अधिकारी को पदोन्नति/पदस्थापना/भारमुक्ति आदेश का रिसीट बनाकर ई-ऑफिस के माध्यम से अपने विभाग के नियुक्त नोडल ऑफिसर (Local Admin) और मंत्रालयीन अधिकारियों को जानकारी देनी होगी, ताकि ई-ऑफिस डेटा को अद्यतन किया जा सके।
क्यों है यह आवश्यक?
इस कदम का उद्देश्य शासकीय कार्यों में पारदर्शिता, जवाबदेही और दक्षता लाना है। अब तक देखा गया है कि स्थानांतरण या पदोन्नति की स्थिति में ई-ऑफिस में कार्यरत कर्मचारी दस्तावेजों का ट्रांसफर नहीं करते, जिससे नए पदस्थ अधिकारी को फाइलों की जानकारी या दस्तावेजों तक पहुंच नहीं हो पाती। नई प्रक्रिया से यह समस्या खत्म हो जाएगी।
ई-गवर्नेंस की दिशा में छत्तीसगढ़ सरकार का यह एक और ठोस प्रयास है, जिससे डिजिटल वर्कफ्लो को और बेहतर और समयबद्ध बनाया जा सकेगा। अधिकारियों से अपेक्षा की गई है कि वे इस प्रक्रिया को गंभीरता से लागू करें ताकि शासन-प्रशासन की कार्यप्रणाली में और मजबूती आए।
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